パソコンで作成できる電子印鑑のメリットとデメリット

印鑑51

世界的に電子化が進んでいますが、印鑑にも電子化の波は押し寄せています。その一つがパソコンを使って作成する電子印鑑です。通常の印鑑のように先端を彫ったりする必要もなく、全てはパソコン上で行われます。電子印鑑作成サービスなど、便利なサービスもありますので、電子契約に興味がある方や業務効率化を図りたい方は注目です。

ビジネスシーンでも使われている電子印鑑

印鑑はシャチハタや三文判や訂正印などの種類があり、ビジネスでは良く責任の所在をハッキリさせる目的や、受領の確認の目的等で利用されています。また、小切手などを作成する際にはゴム印が使われており、署名するよりも短い時間で作れるのが魅力です。

そして、パソコンやITの普及と共に登場したのが電子印鑑です。電子印鑑自体が使えない書類もありますが、電子契約においては、電子印鑑はちゃんとした法的な効力を持つものとして認められる場合があります。印鑑自体を購入しなくても良く、印鑑を押す時間も省けるので、ビジネスシーンにおいては業務の効率化が図れます。

電子印鑑は2種類ある

そんな電子印鑑は種類が2つあります。1つは印影をスキャナなどの装置で画像データにしたものです。スキャナなどがあれば比較的簡単に作れる方法で、現在はフリーソフトなどでも電子印鑑を作れるソフトが登場しています。

また、より高品質の印鑑データや、デザインの印鑑を作りたい場合は、電子印鑑作成業者を使う方法もあります。2つ目の方法は、画像データに識別情報を付加した電子印鑑です。印影をスキャンしただけの画像データとは異なり、押印されたらそのデータも記録されるというのが特徴です。

電子署名法第2条の要件を満たせば、様々なビジネス書類に使えます。

パソコンで作成出来る無料や有料の電子印鑑サービス

また電子印鑑は一般的なオフィスソフトでも作成することが可能です。例えばWordやExcelでも作れます。Wordで作成する場合は、Wordの機能であるワードアート機能を呼び出し、図形を挿入、編集して行います。

Wordに元々入っているワードアートを使う方法なら、難しい知識や経験が無くても作ることは可能ですので、なるべくコストを書けないで電子印鑑を作りたい方はやってみましょう。その他Web上には月額制で電子印鑑を作れるWebサービスもあります。

WordやExcelでも作ることは可能ですが、有料のWebサービスのほうがセキュリティや手軽さで勝っていることも多いです。ちなみにExcelの場合は無料のアドオンを入れることによって、より簡単に作ったり、電子印鑑を押すことが可能です。

例えば、エクセル電子印鑑というアドオンを入れると、右クリックから出てくるメニューの中に、電子印鑑を押す項目が表示されるようになります。また、Excelのスタンプ機能を使って、自身で電子印鑑を自作することも出来ます。

電子印鑑のメリットとは?

電子印鑑は業務を効率化出来るだけではなく、企業のコストカットにも繋がることがあります。第一に、印鑑自体が不要となりますので印鑑の購入費用が浮きます。また印鑑は朱肉を使用しますが電子印鑑はそれも不要です。

更に、印鑑を押すための書類をプリンターで印刷し、捺印して再度FAXで送って確認している企業であれば、プリンターやFAXで使う時のインクや用紙代金も節約できます。コストカットと一緒にペーパーレス化も図れますので、電子印鑑は一石二鳥です。

どんなデメリットがある?

電子印鑑は様々なメリットがありますが、デメリットが皆無というわけではありません。デメリットもありますので、利用される方はその点を理解して利用することが大切です。例えば、不正使用等が考えられます。ハッキングや内部的な情報漏えいから情報が流出し、誰かがその情報を悪用するリスクはあります。

もちろん、これはインターネットセキュリティ全般に言えることですので、セキュリティ対策がしっかりしている、有料の電子印鑑サービスを使えばそのリスクは減らせます。そして、もう一つのデメリットとして、導入コストが挙げられます。

セキュリティを考えて識別情報を付加する場合、それに伴うシステムの導入コストや、サービスの利用料金がかかります。また、すべての企業が電子印鑑を採用している訳ではないため、利用には相手企業の同意になってくるのもデメリットです。

印鑑の料金ってどれくらいかかるの?個人用印鑑の料金相場

テレワークの注目と共に電子印鑑も注目されている

世界的なパンデミックなどの影響で、テレワークやリモートワークを強いられるときにも、電子印鑑は活躍してくれます。実際に会社に勤務している場合は、上司や部下から直接押印してもらう事ができますが、テレワークやリモートワークだとそれが出来ません。

そんな時に電子印鑑があれば、Web上でやり取りをして、印鑑をもらうことができます。リモートワークの他に、オンライン会議など業務をIT化している企業ほど、電子印鑑を活用すると業務がスムーズに行えるようになることもあります。

印鑑を画像化してテレワークに対応しましょう

初めての人は実際に作ってみよう

電子印鑑作成はパソコンで自作可能ですし、フリーソフトやWebサービスでも作れますので、興味がある方は実際に作ってみるのもオススメです。すでにプライベートで使っている印鑑があるという方は、白い用紙に押印し、それをスキャナでパソコンの編集ソフトに取り込み、画像に透過情報を付加して背景を透明にすればオリジナルの電子印鑑として使えます。

保存ファイル形式は可逆性圧縮のPng形式で保存しておけば、繰り返し使ったり保存しなおしても、画像自体が劣化することもなくなります。まずは趣味の範囲で、自分だけのオリジナル電子印鑑を作って、使い勝手を確かめてみるのも良いでしょう。

無料のWeb電子印鑑作成サービスなら、自身の名前をテンプレートから選んで、短時間でそれなりに品質の高い電子印鑑を作ることも出来ます。外部の取引や契約では使えない場合が多いですが、自社でのやり取りであれば、自作したオリジナル電子印鑑が使えることもあるので、作っておいて損は少ないです。

その他、パソコンで作成したオリジナル電子印鑑は、年賀状を印刷するときにも使えます。

オリジナル印鑑で個性をアピールしよう!

電子印鑑はパソコンで簡単に作れてメリットが多い!

電子印鑑は、デメリットがあるものの、IT化が進んだ現在では非常にメリットの多いものです。近年は世界的なパンデミックの影響で、リモートワークをする人が増えましたが、社内文章のやり取りでも電子印鑑が使われたりしています。

パソコンでも簡単に作れるので、業務を効率化したい企業の方は、実際に導入できないかどうか検討してみましょう。